Alfresco İş Akışı Otomasyonu Hangi Sektörlere Uygun?

Alfresco İş Akışı Otomasyonu Hangi Sektörlere Uygun?

Alfresco İş Akışı Otomasyonu Hangi Sektörlere Uygun?

Çalışanlarınızın zamanlarının %20 ila %40'ını belgeleri manuel olarak arayarak harcayabileceğini biliyor muydunuz? Ancak raporlama iş akışında otomasyonu uygulayan kuruluşların %20'si, maliyetin en az %15'ini tasarruf ediyor.

Şimdi, üniversiteden ayrılmayı hayal ettiğinizi veya iş hedeflerinizi takip etmek için bunu yapmaya cesaret ettiğinizi varsayalım. Mevcut tüm denemelere ve sıkıntılara katlandınız. İşletmenizi kurmayı, soğukkanlı kararlar almayı ve işinizi yürütmeyle ilgili çok şey öğrenmeyi başardınız.

Ve çağa ayak uydurmanın, genişletmenin, iş süreçlerinizi geliştirip insanlara fayda sağlamanın ve daha fazla kazanmanın gerekliliğinin farkındasınız. Daha sonra işletmenizin durum analizini yaptınız. Sonuçlar, yöneticilerin yavaş tempolu çalışması, yinelenen döngüsel eylemler nedeniyle büyük miktarda zaman kaybı, sürekli küçük hatalar ve düzeltme için harcanan zaman nedeniyle büyük kazancınızı kaybettiğinizi gösteriyor.

Tüm bunlar sizi iş süreci otomasyonu lehine doğru kararı vermeye yönlendirir.

Önceki makalelerimizden biri, B2B promosyon ürünleri tedarikçisindeki çalışma süreçlerinin nasıl daha mükemmel bir duruma getirilebileceğini gösterdi .

Dijital belge yolculuğu

Alfresco'yu temel alan tipik bir iş akışını ele alalım. Resimde her seviyedeki şirkette iç dokümantasyon oluşturmak için tasarlanmış iş akışı gösterilmektedir.

Şema 1, bir kuruluş içinde çalışma kağıtlarının oluşturulması ve onaylanmasındaki kaosun üstesinden gelmek için tasarlanabilecek tipik bir belge incelemesini göstermektedir.

Sıklıkla raporlara veya operasyonel belgelere uygulanır. Sipariş işlemede, geniş şube ağına sahip B2B şirketlerde olduğu gibi, API'ler aracılığıyla Alfresco ile yan uygulama entegrasyonları ile daha karmaşık bir iş akışı yaratılıyor.

İş akışı, görevleri dağıtan, faaliyetleri seri olarak yöneten ve yüklü bir görev havuzu için sorumlulukları dağıtan görevler altında çalışan katılımcıların eylem akışını düzeltmeyi amaçlar.

Delegasyon

Özel rollerin varlığı, kullanıcının yetkiyi belirli bir kişiye veya organizasyondaki belirli bir pozisyona devretmesini mümkün kılar.

Dijital belge yönetimi kullanıcılarına atanan üç tür rol vardır:

  • Yazar — sisteme göndererek bir belgeyi incelemeyi/oluşturmayı başlatır.
  • İnceleyen — yüklenen belgeyi doğrular.
  • Yayıncı — belgenin onaylanması veya revizyon için iade edilmesi konusunda nihai kararı verir.

Görevlerin merkezileştirilmesi

Oldukça büyük bir şirkette tek bir çalışanın tüm sorumluluklarını yerine getirmesi ya da bunlardan kaçması mümkün değildir. Böyle bir durumda görevlerin merkezileştirilmesi uygun olur. Üst düzey rol (Yazar), görevi bazı yardımcı rollere (İnceleyenler) atayacak veya son onayı yapacaktır (Yayıncı).

Rol tabanlı erişim

Role atanan kullanıcıya uygun sorumlulukların verilmesi amacıyla rol tabanlı erişim uygulanır.

İş akışımıza dönecek olursak, kullanıcıların görev dağılımı katılımcı sayısına bağlı değildir. Hakem rolünde sınırsız sayıda kişi davet edilebilir. Aynı zamanda Yazar veya Yayıncı rolü yalnızca bir kişi tarafından gerçekleştirilebilir. Onların üstünlüğüne bağlıdır. Dolayısıyla otomasyon, hem çalışanların verimli ve doğru çalışması hem de işin mükemmel bir düzen içinde tutulması açısından iyiye işarettir.

Yayıncı, Yazar ve Hakem olarak bir kişiyi görevlendirdiğinde, çalışma sonuna kadar bu kişiye belgeyi düzenleme erişimi açıktır. Daha sonra Yayıncı tarafından kapatılacaktır.

Bir departmanın lideri, üst düzey yönetici, sorumluluğu nihai uç noktayı işaretlemek olan biri Yayıncı olarak hareket edebilir. Yazarın kaderi de yeni belgeyi oluşturmaktır. Belgeyi başlatma yetkisine sahip ve gerekli olan biri olabilir (satış elemanı, sekreter, proje yöneticisi vb.).

Temas noktaları

Rol hiyerarşisi haricinde belge, yolculuğunu aşağıdaki temas noktalarından geçirir:

  • Başlat — yeni bir belge başlatmak.
  • İnceleme — belgeyi seçilen türe göre gözden geçirmek.
  • Revizyon — — belgenin uygunluk açısından gözden geçirilmesi.
  • Ön imzalama — neredeyse hazır bir PDF kopyasının kontrol edilmesi.
  • Son imzalama – düzeltmeler yapıldıktan sonra son onay.
  • Son — ortaya çıkan belgenin arşivlenmesi.

Sizlere burada Alfresco'yu temel alan ' dijital belge yolculuğu ' dediğimiz bir belge incelemesi sunuyoruz . Örnek olarak, kağıda dayalı süreçlerden vazgeçen şirketler için tipik olan toplu iş akışını dikkate alıyoruz.

Nasıl çalışır

Başlangıç

Oluşturulan belge, kendisine atanan özelliklerin alındığı sistem tarafından tanınır. Belgenin üstbilgisini ve altbilgisini oluşturmak için bir dizi şablon vardır. Bu set, belgelerin doğru şekilde saklanmasını düzenlemek için farklı dosya formatlarına yönelik özellikler içerir.

Doğrulamayı amaçlayan otomatik iş akışı çözümü, belirli bir kullanım durumu olarak sistem içinde belgeler oluşturmak için kullanılabilir. Bulutta çalışan Alfresco iş akışı, Microsoft Office ve Google Dokümanlar ile entegredir ve çevrimiçi veya çevrimdışı düzenleme yapılmasına izin verilir.

'Yazar' rolüne atanan kişi, bir belge oluşturur ve incelenmek üzere uygun uzantıda (.doc, .docx, .ppt, .pptx vb.) sisteme yükler. Yazar, varsa Hakemlik görevini de üstlenebilir.

Gözden geçirmek

Belgeyi içeren e-posta sisteme geldiğinde Yayıncıya belgenin incelenmek üzere ulaştığına dair bir bildirim gönderilir. Sistem, bürokrasiyi doğrudan dijital kavramlarla azaltacak şekilde ayarlandı. Belgeyi yüklemenin e-posta, web sitesi, FTP, WebDAV ve diğerleri gibi çeşitli yolları vardır.

Bu adım doğrulamaya ayrılmıştır. Kullanıcılar yorum yapar, notlar ekler ve ardından son rötuşları yapmak için gönderir. Yayıncı onayının ardından belgenin düzenlenemez bir kopyasının oluşturulması için e-imza süreci başlatılır.

Son sürüm

Belgenin son versiyonu oluşturulduktan sonra, Yayıncı ve diğer katılımcılar (kıdemli denetçi) tarafından imzalanabilir. Orijinal belgenin piksel mükemmel sürümü, kayıp ayrıntıların, yanlış düzenin ve diğerlerinin doğrulanması anlamına gelir. Metnin Roma harflerinden farklı semboller içermesi özellikle hayati önem taşır.

Yayıncının yeni belgeyi oluşturma ve incelemeye göndermeden kendisi tarafından yeniden yükleme fırsatına sahip olması nedeniyle, belgenin yanlış oluşturulması kullanışlı ve zaman tasarrufu sağlar.

İmzalama

Onaylandıktan sonra imzalama işlemine geçilir. Bu aşamada tüm katılımcılar belgeyi imzalama hakkına sahiptir ve son dokunuşu Yayıncı gerçekleştirir. Bazı nüansların kaybolabileceği görülür. Bu nedenle iş akışı katılımcılarının her birinin imzalamayı reddedebileceği, nedenini belirterek onayı iptal edebileceği ve yeniden incelemeye başlayabileceği düşünülmektedir.

Bildirimler

Bildirim sistemi, dijital belge yolculuğundaki katılımcıların iş akışını takip etmelerine yardımcı olur: atanan görevler, son tarih görevleri, süresi dolan görevler vb. Hiçbir şey kaçırılmayacaktır. "İşlem Diyagramını Görüntüle" seçeneği her zaman kırmızıyla vurgulanan iş akışının mevcut durumunu gösterir. Çalışırken karmaşayı önler.

İmzalı PDF belgeleri

Çalışanın belgenin bazı güncellemeler veya revizyonlar içeren belirli bir sürümüne ihtiyacı varsa, orijinal belgeye dayalı olarak mevcut belgenin yenisini oluşturmak için iş akışını başlatabilir. Bilgilerin çoğaltılmasında zaman kazandıracak ve kopyalama sırasında tekrarlanan hataların önlenmesine yardımcı olacaktır. Ayrıca başlatılan belgenin yeni sürümü otomatik olarak atanacaktır.

Alfresco'nun ihtiyacı gerçekten Alfresco'dur

Doğal olarak otomasyonun gerekliliği, reklam amaçlı özel pazarlarla veya örneğin ilaç laboratuvarlarıyla sınırlı değildir . Otomatik iş akışları, çok sayıda sipariş işleme akışına, üçüncü taraflarla entegrasyonlara, kağıt tabanlı belge yönetimine ve çok daha fazlasına sahip her büyük şirketi kurtarabilir.

Aşağıda, kendinizi bulabileceğiniz bazı ticari meslekler üzerinde düşünmeye ve Alfresco'nun iş süreçlerinize yönelik sınırsız otomasyon fırsatlarını görmeye çalıştık. İlerlemeye hevesli olan ancak şu ana kadar manuel çalışma nedeniyle geride kalan şirketler:

  • Etkinlik ajansları (Etkinlik yöneticisi olarak Yazar, bir etkinlik tasarlar ve maliyetleri tahmin eder, Müşteri olarak İncelemeci tahmini onaylar; burada yalnızca belirli belgeye erişime izin vermek için müşteri için bir hesap özel olarak davet edilen İncelemeci olarak eklenebilir, Yayıncı olarak üst düzey bir yönetici, işletmenin sahibi veya nihai karar alma yetkisine sahip bir kişi olabilir);
  • Tasarım stüdyoları, mimarlık büroları ve yenileme şirketleri (ustabaşı olarak yazar, inşaat malzemelerinin ve kabul sertifikalarının satın alınmasından sorumludur);
  • Ismarlama mobilya üreticileri (Marangoz olarak yazar, fabrika ustabaşı olarak yorumcu, muhasebeci olarak yayıncı);
  • Siparişe göre fırınlar ve şekerlemeler (hammadde siparişi, satış raporlama vb. için iş akışı kullanılabilir);
  • Yayınevi (Yazar olarak yazar, Düzeltici olarak Hakem, Yönetici editör olarak Yayıncı);
  • Özel diş klinikleri (Tıp asistanı olarak yazar, hemşire olarak hakem, doktor olarak yayıncı) ve çok daha fazlası.

Özet

Ekip verimliliğini artırmak için insan gücünden daha fazlasına sahip bir adam olmanıza gerek yok. Alfresco'ya bırakın. Otomasyonun ötesinde yeni nesil iş akışı bekleniyor. Ancak bugün, zorlukların ve ölçülebilir hedeflerin belirlendiği bu zamanda dijitalleşmek için bu adımı atmanın tam zamanı.

Sign in to leave a comment
How to Add Barcode to Documents in Alfresco
How to Add Barcode to Documents in Alfresco