Satınalma Süreç Yönetimi

Satın alma süreci, süreç projelerimizde en sıklıkla modellediğimiz süreçlerin başında geliyor. Satınalma Süreç Yönetimi için her modellemede, bir sonraki proje için kalıplar hazırlama fikri aklımızda olmasına rağmen, bu fikir hiçbir zaman yeni projede maya tutmuyor. Bu yazıda hem bu arayışı, hem satın alma sürecinin varyasyonlarını, hem de satın alma işinin doğasını, süreç penceresinden inceleyeceğiz.

Satınalma işi, işletmelerin parmak izidir!

Hemen her şirket satın alma yapar. Bu iş hemen hemen ortalama bir akışa tabidir:

  • Talep Oluşur
  • Teklifler Toplanır
  • Teklifler Değerlendirilir
  • Gerekirse 2.adıma dönülür
  • Karar vericiler nihai kararını verir
  • Sipariş adımına geçilir.

Ancak, Satınalma Süreç Yönetimindeki her bir adım, bu adımın işletmenin diğer fonksiyonları ile olan bağlantıları, ve her adımın derinliği/karmaşıklığı süreci büyük ölçüde değiştirir. Bu durum, her işlemenin aynı sektörde olsa bile farklı bir yoğurt yiyişle işini görmesi sonucuna götürür.

Örnek olarak, Talebin oluşması ve imalat sektöründe; planlama, müşteri satış siparişi, genel sarfiyat gibi birçok farklı etmene bağlı olarak değişebilmektedir. Talebin oluşması sonrası, işletmenin depolama fonksiyonlarına bağlı olarak talebin karşılanmasında depo ile ilgili parametreler dahil olabilmektedir. Teklif Toplama aşaması, bazı firmalarda belirli anlaşmalı/sözleşmeli tedarikçilerden tek seferde halledilebilirken, birçok firmada çeşitli tedarikçilerden toplanan teklifler birden çok çevrim ile yinelenebilmektedir. Değerlendirme ve Karar verme aşaması, her işletmeye özel olarak farklı sayıda kişinin katılımını ve farklı kuralların işletilmesini gerektirmektedir.

Örneğin, aşağıdaki örnekte, talebin toplam tutarına bağlı olarak bir veya birkaç yöneticinin karar verme aşamasına katılımı modellenmiştir.  Modelde “Inclusive Gateway” kullanılmış, bu sayede çoklu onay yapısı kurgulanmıştır. Örneğin, tutar 2000 ise hem Müdür Onayı, hem de Genel Müdür Onayı adımları çalışacaktır. Benzer şekilde, tutarın 5000 den büyük olması durumunda 3 yöneticinin de onayı zorunlu hale gelmektedir.

Bu Satınalma Süreç Yönetimi örnekğinde tutar üzerinden belirlenen onay kurgusu, bazı firmalarda birden çok parametreye bağlı olarak değişebilmektedir. Bu da satın alma sürecinin işletmeye özel olmasını gerekli kılmaktadır.

UÇTAN UCA SATIN ALMA

Kurumsal satın alma, satın alma işine odaklanmış bir kişi yahut ekibin yapacağı spesifik bir iş olabileceği gibi, talepten başlayıp, siparişin teslimat ve ödemesine değin uzanan, hatta tedarikçi değerlendirme ve kalite kontrolü de içeren geniş bir yelpazeye yayılabilir. İşin içine işletmenin; üretim, depo, finans, planlama, kalite kontrol birimlerinin ve üst yönetiminin katılması gerekebilir.

Yaptığımız Satınalma Süreç Yönetimi projelerinde, işletme personeli dışında müdahil olanlar da bulunmaktadır. Artık günümüzde, tedarikçilerin de sürecin içine katılması, pürüzsüz bir süreç işletimi için mutlaka gereklidir. Satın alma sürecinde; tedarikçilere otomatik bildirim e-postalarının gönderilmesi, siparişlerin otomatik olarak süreç içinde üretilen dosyalar ile tetiklenmesi, tedarikçilerin fiyat tekliflerini doğrudan işletmenin süreç sistemine girmesi, ve tedarikçilerin ödeme takibini süreç sistemi üzerinden yapması mümkündür ve talep edilmektedir.

ProsessMaker BPM’in Avantajları

Selensoft olarak ProcessMaker BPM ile süreç projelerimizi gerçekleştirmekteyiz. ProcessMaker BPM, yukarıda saydığımız tüm fonksiyonlar için gerekli olan; sağlam altyapı, gelişmiş ve oturmuş fonksiyonları, ve iç-dış entegrasyonlar için SOAP ve REST altyapılarını sunmaktadır. Üstelik tüm bu fonksiyonları uluslararası BPMN 2.0 notasyonunda sunmakta, böylece tedarikçi bağımsızlığını müşterilerimize sunmakdır.

ProcessMaker BPM, Açık Kaynak Kodlu (Open Source) yapısı sayesinde işletmelere ilk yatırım maliyetini minimize etme imkanı sunmaktadır.

Satın Alma Süreci, Selensoft olarak 2012 yılından bu yana en fazla yaptığımız süreçtir. Deneyimimiz ile işletmenizin bu hayati fonksiyonunu sorunsuz ve hızlı bir geçişle elektronik ortama taşımaktayız.